PERENCANAAN

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses penentuan tujuan kinerja dan menentukan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Suatu rencana adalah serangkaian tindakan untuk mencapai tujuan – tujuan penting.

Rencana meliputi sumber – sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti.

B. ALASAN MANAJER MEMBUAT RENCANA

Para manajer membuat rencana untuk

1.              Stabilitas (plan for stability)

Yaitu untuk memastikan kelangsungan dari kesuksesan yang telah dicapai dalam situasi yang stabil dan jujur.

2.              Mampu beradaptasi (plan for adatability)

Yaitu untuk memastikan reaksi yang tepat untuk menghadapi perubahan yang terus menerus dalam situasi yang lebih dinamis dan tidak pasti.

3.              Situasi yang berbeda (plan for contingency)

Yaitu untuk mengantisiasi kejadian yang mungkin terjadi dimasa mendatang dan menjelaskan tindakan – tindakan yang cepat untuk dilakukan.

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA

Fungsi perencanaan dan fungsi – fungsi serta kegiatan – kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

a. pengorganisasia dan penyusunan personalia

pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya – sumber daya keuangan, fisik, dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya – sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi.

b. pengarahan

fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor – faktor, kekuatan – kekuatan, sumber daya – symber daya, dan hubungan – hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotifasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur – unsur tersebut menjadi pengaruh.

c. pengawasan

perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi manajer hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah disusun realistik atau tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek manajemen buruk akan menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya – sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Rencana  – rencana harus dibuat untuk mencapai tujuan – tujuan organisasi sebelum para manajer dapat menentukan hubungan – hubungan organisasi, kualifikasi personalia yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara pengawasan yang diterapkan.

C. TAHAP PERENCANAAN

Perencanaan dibagi dalam beberapa tahap dalam fungsi manajemen, yaitu:

1.              Pengorganisasian (organiting)

Yaitu mengalokasikan dan mengatur sumber produksi untuk mencapai tugas – tugas pokok.

2.              Pengarahan (leading)

Yaitu mengarahkan sumber daya manusia untuk menjamin tercapainya penyelesaian tugas dengan sempurna.

3.              Pengawasan (Controlling)

Yaitu memonitor tercapainya tugas dan mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

D. LANGKAH – LANGKAH DALAM PROSES PERENCANAAN

Langkah – langkah dalam proses perencanaan, Yaitu:

1.              Mengidentifikasian tujuan Anda

Hasil spesifikasi yang diinginkan, mengetahi arah yang hendak dituju, buatlah semakin spesifik sehingga Anda mengetahui saat Anda meraih tujuan tersebut, atau Anda mengetahui seberapa jauh Anda melangkah.

2.              Menentukan dimana Anda dalam menghadapi tujuan

Mengevaluasi apakah yang telah dicapai sampai sekarang sampai dengan hasil yang diinginkan, meganalisa kekuatan dan kelemahan apakah mampu mencapai tujuan masa mendatang.

3.              Mengembangkan pemikiran yang berhubungan dengan kondisi masa mendatang

Memunculkan “skenario” alternatif untuk keadaan dimasa yang akan datang, menganalisa alternatif tersebut untuk melihat segala sesuatu yang mungkin membantu atau menghalangi kemajuan dalam mencapai tujuan.

4.              Mengidentifikasi dan memilih cara alternatif pencapaian tujuan

Membuat daftar dan mengevaluasi tindakan – tindakan yang mungkin dapat diambil, memilih untuk mengikuti atau lebih dari berbagai alternatif tersebut, membuat “suatu rencana” untuk mencapai tujuan anda.

5.              Mengimplementasikan tindakan perencanaan dan mengevaluasi hasilnya

Mengerjakan apa yang dituntut aleh rencana dan mengevaluasi hasilnya dengan seksama untuk memastikan tercapainya tujuan, melanjutkan rencana dan melakukan tindakan koreksi sebelumnya.

 

E. KEUNTUNGAN PERENCANAAN

a.              Secara eksternal organisasi – organisasi dipengaruhi oleh:

1.      pemerintah

2.      teknologi yang semakin kompleks

3.      ketidakpastian ekonomi global

4.      tinggnya biaya investasi dalam tenaga kerja

5.      modal

6.      sumber – sumber pendukung yang lain

b.             Secara internal, organisasi dituntut untuk:

1.      bekerja secara efisien

2.      pengaturan struktur baru dan pengaturan kerja

3.      diversifikasi yang besar pada angkatan kerja dan tantangan – tantangan yang berhubungan dengan manajerial.

c.              Perencanaan menawarkan berbagai keuntungan penting dalam situasi

1.      Fokus dan fleksibilitas

suatu organisasi yang memiliki fokus mengetahui apa yang terbaik, mengetahui yan gdibutuhkan oleh melanggannya dan mengetahui bagaimana melayani pelanggan dengan baik, sedangkan organisasi yang memiliki fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan mempunyai pandangan ke depan.

Perencanaan membantu para manajer pada berbagai tipe organisasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik karena:

-          perencanaan berorientasi pada hasil

menciptakan pengertian arah orientasi kinerja

-          perencanaan berorientasi pada prioritas

memastikan hal yang paling penting untuk mendapatkan perhatian yang utama.

-          perencanaan berorientasi keuntungan

membantu mengelokasikan sumber – sumber untuk menyalahgunakan kekuatan yang terbaik.

-          perencanaan berorientasi pada perubahan

membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik.

2.      pengembangan koordinasi

-          hirarki tujuan pengembangan organisasi

suatu rangkaian tujuan – tujuan yang berhubungan satu sama lain sehingga masing – masing tingkatan tujuan ditunjang tujuan di bawahnya.

Ketika suatu organisasi secara keseluruhan dilaksanakan sebagaimana mestinya, akan menciptakan jaringan yang terintegrasi sampai rantai terakhir. Berarti tingkatan tujuan yang lebih tinggi secara jelas berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah sebagai kekuatan untuk menciptakan tujuan tersebut.

Sehingga akan menghasilkan sumbangan positif untuk tujuan kualitas tingkat perusahaan.

3.      Pengembangan pengendalian

Pengendalian manajerial meliputi pengukuran dan mengevaluasian hasil kinerja dan pengembilan tindakan korektif untuk mengembangkan hal – hal yang perlu sehingga membantu menetapkan tujuan keinginan hasil – hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus. Jika hasil tindakan dan tujuan tidak seperti yang diharapkan dapat diselesaikan dengan proses pengawasan.

Perencanaan dan pengendalian hendaknya bekerja sama sat sama lain dalam proses manajemen. Tanpa pengendalian, perencanaan akan kehilangan langkah. Selanjutnya untuk menjamin bahwa segala sesuatu dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan, tanpa perencanaan pengawasan akan kehilangan kerangka kerja untuk mengukur seberapa baik sesuatu dikerjakan dan apa yang mungkin akan dikerjakan utnuk membuat segalanya menjadi lebih baik. Manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives) digunakan untuk suatu proses perencanaan dan pengawasan yang terintregasi.

4.      Manajemen waktu

Setiap hari para manajer disibukkan oleh berbagai tugas dan tanggung jawab yang memupuk dalam keadaan banyaknya terinterupsi, krisis, dan banyaknya kejadian – kejadian yang tidak terduga sehingga sanatlah mudah kehilagan arah tujuan dan dan membuang – buang waktu. Melalui keuntungan pribadi yang mengembangkan fokus dan fleksibilitas, koordinasi dan pengawasan, perencanaan merupakan suatu bentuk dari manajemen waktu.

F. KELEMAHAN PERENCANAAN

a.     Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

b.     Perencanaan cenderung menunda kegiatan.

c.     Perencanaan terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovatif.

d.    Ada rencana – rencana yang diikuti cara – cara yang tidak konsisten.

F. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER

  1. perencanaan jangka pendek (short-range plans) dan perencanaan jangka panajang (long-range plans)
    1. Perencanaan jangka pendek

Yaitu perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang. Tujuannya akan lebih khusus dan sangat terbuka untuk melangkah ke perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek dilakukan pada tingkat manajemen lini pertama.

    1. Perencanaan jangka menengah

Yaitu perencanaan untuk jangka waktu 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka menengah dilakukan pada tingkat manajemen menengah.

    1. Perencanaan jangka panjang

Yaitu perencaan untuk jangka waktu lima tahun atau lebih. Perencanaan jangka panjang dilakukan pada tingkat manajemen puncak.

  1. Perencanaan strategi dan perencanaan operasional

Perencanaan strategi menunjukkan kebutuhan jangka panjang dan menentukan kegiatan komprehensif yang telah diarahkan. Perencanaan pimpinan puncak dalam cakupan ini termasuk menentukan tujuan organisasi secara keseluruhan atau sub unit utama dan kemudian memutuskan kegiatan – kegiatan apa yang hendak diambil dan sumber – sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.

Langkah – langkah proses penusunan strategik, yaitu:

1.      penentuan misi dan tujuan

2.      pengembangan profil persuahaan

3.      analisa lingkungan eksternal

4.      analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi

5.      identifikasi kesempatan dan ancaman strategik

6.      pembuatan keputusan strategik

7.      pengembangan strategi perusahaan

8.       implementasi perusahaan

9.      peninjauan kembali dan evaluasi

kebaikan utama perencanaan stategik adalah dapat memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan – kegiatan organisasi, membantu manajer mengantisipasi masalah – masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat, membantu para manajer dalam pembuatan keputusan.

Kelemahan – kelemahan perencanaan strategik adalah memerlukan infestasi dalam waktu, uang, dan orang yang cukup besar, penetapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya, perencanaan strategik kadang – kadang cenderung membatasi organisasi hanya erhadap pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.

Hambatan – hambatan perencanaan efektif

Contohnya bagi perusahaan untuk melakukan diversifikasi kebidang yang saling tidak berhubungan, hal ini merupakan suatu pilihan strategi. Akhir – akhir ini strategi tersebut telah berubah, dengan banyaknya strategi yang memotong bisnis yang tidak berhubungan untuk memfokuskan pada bidang ytama yang menjadikan keahlian dari bidang tersebut.

Perencanaan operasional yaitu kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi dan untuk mencapai tujuan strategi tersebut.

Perencanaan operasional dalam bisnis perusahaan meliputi:

1.       Perencanaan produksi (produksi plans)

Yaitu perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan orang – orang dalam pekerjaannya.

2.       Perencanaan keuangan (financial plans)

Yaitu perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk melindungi berbagai aktivitas operasional.

3.       Perencanaan fasilitas (facilities plans)

Yaitu perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas dan layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas berbagai kegiatan.

4.       Perencanaan pemasaran ( marketing plans)

Yaitu perencanaan yang berhubungan dengan keperluan penjualan dan pendistribusian barang dan jasa.

5.       Perencanaan sumber daya manusia (human resource plans)

Yaitu perencanaan yang berhubungan dengan rekruitmen, penyelesaian dan penempatan orang – orang dalam berbagai pekerjaan.

Sebuah perusahaan yang mengalami restrukturisasi untuk menunjukkan kejelasan strategi hirarki dan perencanaan operasional yang mempersatukannya serta mengarahan kegiatan dalam organisasi. Perencanaan strategi yang baik menentukan tingkatan untuk perencanaan operasionalnya, dimana mendukung perencanaan strategi dengan mengidentifikasikan kegiatan dan sumber – sumber yang dibutuhkan untuk melaksanakannya.

  1. Perencanaan tetap (standing plans)

Yaitu perencanaan yang digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali terus – menerus. Perencanaan tetap tertuang dalam kebijakan organisasional, prosedur – prosedur, dan peraturan – peraturan.

Kebijaksanaan yaitu suatu perencanaan tetap yang mengkomunikasikan pengarahan yang luas untuk membuat berbagai keputusan dan melakukan tindakan. Prosedur dan peraturan adalah perencanaan tetap yang menggambarkan tindakan yang diambil pada situasi tertentu.

  1. Perencanaan sekali pakai (single – use plans)

Yaitu perencanaan yang hanya digunakan sekali untuk situasi unik untuk mencapai tujuan khusus yang digunakan dalam kerangka waktu tertentu. Contoh yang tepat untuk perencanaan sekali pakai yaitu anggaran. Anggaran adalan perencanaan sekali pakai yang menggunakan sumber – sumber untuk mengerjakan suatu aktivitas, proyek atau program. Anggaran merupakan alat manajemen yang ampuh untuk mengalokasikan berbagai macam sumber yang terbatas untuk memenuhi kebutuhan yang beraneka ragam.

Tiga tipe anggaran:

1.      Anggaran tetap (fixed budget)

Yaitu anggaran yang mengalokasikan sumber berdasarkan pada satu estimasi biaya.

2.      Anggaran fleksibel (flexible budget)

Yaitu anggaran yang hanya diperbolehkan perubahan pengalokasian sumber secara proporsional sesuai dengan variasi tingkatan kegiatan

3.      Anggaran berbasis nol (zero based budget)

Yaitu anggaran yang digunakan untuk membantu menjamin bahwa hanya program yang dikehendaki yang akan menerima dana.

  1. Jadwal proyek

Yaitu perencanaan sekali pakai yang merupakan rangkaian kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tugas khusus dan yang menghubungkan kegiatan tersebut dengan kerangka waktu khusus, target kinerja dan sumber daya.

HAMBATAN – HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana efektif:

a. penolakan internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pemnbuatan rencana untuk mencapainya.

b. keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana – rencana karena perubahan – perubahan yang ditimbulkannya.

Alas an – alas an mengapa banyak manajer ragu – ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok atau satuan kerja mereka, yaitu:

a. kurang pengetahuan tentang organisasi

b. kurang pengetahuan tentang lingkungan.

c. ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif.

d. kesulitan perencanaan operasi – operasi yang tidak terulang.

e. biaya

f. takut gagal

g. kurang percaya diri

h. ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan – tujuan alternative.

Berbagai cara mengatasi hambatan – hambatan

1. manajer melalui penciptaan system organisasi yang memudahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yang dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan bukan manajerial.

2. para perencana memberikan berbagai bentuk bantuans ecara individual.

Berbagai cara untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap suatu rencana bagi para manajer, yaitu:

a. melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan

b. mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif

c. memberikan lebih banyak informasi tentang rencana – rencana dan segala konsekuensinya.

d. bersikap hati – hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi dan meminimumkan gangguan – gangguan yang tidak perlu.

H. PENDEKATAN – PENDEKATAN PERENCANAAN

  1. perencanaan inside – out (perencanaan dari dalam keluar) dan perencanaan outside – in planning

perencanaan inside-out yaitu perencanaan yang melihat kegiatan internal dan berusaha meningkatkan apa yang siap untuk dilakukan.

perencanaan outside – in planning yaitu perencanaan yang melihat  kesempatan dalam lingkungan eksternal yang dapat meningkatkan keuntungan.

Kombinasi dari perencanaan inside – out dan perencanaan outside – in planning untuk mendapatkan keuntungan yang terbesar.

  1. perencanaan top – down (perencanaan dari atas ke bawah) dan perencanaan bottom-up (perencanaan dari bawah ke atas)

perencanaan top-down yaitu perencanaan yang dimana manajemen puncak menentukan tujuan secara luas dan kemudian memperbolehkan tingkat manajer dibawahnya untuk membuat perencanaan dengan menggunakan batasan tersebut.

Perencanaan bottom – up (perencanaan dari bawah ke atas) yaitu perencanaan yang dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa ada batasan.

Ketika perencanaan bottom – up menjadi ekstrim mungkin gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi untuk organisasi secara keseluruhan. Terjadi pada waktu beberapa perencanaan dari berbagai subsistem menyadari tidak adanya koordinasi atau bahkan adanya konflik dalam melakukan tugas. Keunggulan utama bottom-up adalah kuatnya komitmen dan kepemilikan antara semuanya dalam perencanaan ditingkat yang lebih rendah. Kekurangan dari perencanaan top-down yang murni adalah di satu sisi kadang – kadang mengalami kegagalan pada poin – poin berikutnya.

  1. Perencanaan contingency

Yaitu perencanaan yang megidentifikasikan alternatif yang dapat diimplementasikan dalam perubahan situasi terus menerus.

Kunci dari perencanaan contingency adalah menentukan lebih awal kemungkinan perubahan pada peristiwa masa yang akan datang yang dapat berakibat bagi perencanaan yang sedang dijalankan.

Kriteria penilaian efektifitas rencana

Beberapa kriteria untuk menilai efektifitas perencanaan, yaitu:

a.       Kegunaan

agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi – fungsinya yang lain, suatu rencan harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan strategik yang memerlukan analisa, peramalan, pengembangan rencana dengan mempertimbangkan segala sesuatu dan pembuatan perencanan sebagai proses yang berkesinambungan rencana memerlukan stabilitas karena bila rencana terlalu sering berubah para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut sebagai suatu peralatan peroperasian dan menjadi tidak efektif. Perencanan perlu mempunyai kontinyuitas agar perencanaan dapat berkesinambungan. Rencana yang sederhana perlu untuk memberikan cara pencapaian tujuan dengan sedikit mungkin faktor – faktor, kekuatan – kekuatan, dan pengaruh – pengaruh dalam situasi, serta hubungan – hubungan antara mereka.

b.      ketepatan dan objektifitas

rencana  – rencana harus diefaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat. Perencanaan harus lebih didasarkan atas pemikiran yang realistik dan fakta – fakta yang sebenarnya tentang persyaratan – persyaratan yan gdibutuhkan untuk mencapai sasaran dibanding sasaran pribadi pembuat rencana. Agar tercapai perencanaan tersebut, proses penyusunannya haru didasarkan atas pemikiran yang objektif.

c.       ruang lingkup

perencanan perlu memperhatikan prinsip – prinsip kelengkapan (komprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.

d.      efektifitas biaya

efektifitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha, dan aliran emosional. Pedoman penting dalam perencanaan adalah jangan lakukan perencanaan bila hasil – hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya.

e.       akuntabilitas

ada dua aspek akuntabilitas perencanaan yaitu: tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan tanggung jawab atas implementasi renccana.

f.       ketepatan waktu

para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat mengakibatkan rencana tidaktepat atau sesuai untuk berbagai bperbedaan waktu.

 

I.   DASAR – DASAR PERENCANAAN YANG BAIK

a.       Fore casting

Yaitu suatu prediksi tentang apa yang akan terjadi dimasa mendatang, membantu perencanaan tetapi tidak dapat menggantikan perencanaan.

10.  fore cating kualitatif

yaitu fore casting yang menggunakan para ahli untuk memprediksi masa datang.

11.  fore casting kuantitatif

yaitu fore casting yang menggunakan matematika dan statistika untuk menganalisa data dari berbagai bank untuk memprediksi kejadian – kejadian masa mendatang.

12.  analisa time-series

yaitu teknik fore cast kuantitatif yang populer dengan menggunakan statistikal rutin.

13.  model ekonometri

yaitu forecast yang menggunakan model komputer yang kompleks yang menyimulasikan kejadian yang masa akan datang berdasarkan pada program babilitas dan berbagai asumsi.

14.  survei statistik

yaitu forecast yang menggunakan analisa statistik dari pendapat umum dan survei perilaku.

Para manajer hendaknya mengingat bahwa fore casting bukan perencanaan, perencanaan adalah aktivitas yang lebih komprehensif yang meliputi pemutusan apa yang harus dilakukan jika terdapat implikasi dari forecast yang dibuat.

b.      Perencanaan skenario

yaitu perencanaan yang menggunakan berbagai alternatif masa mendatang yang sangat berguna untuk perencanaan kontingensi.

c.       Perencanaan melalui benchmarking

yaitu perencanaan yang berguna untuk perbandingan eksternal dengan mengidentifikasikan tindakan yang diinginkan.

d.      Perencanaan partisipatif dan keterlibatan

yaitu proses perencanaan untuk menambah nilai input orang – orang yang berusaha, sangat penting untuk implementasi perencanaan yang efektif.

e.       Penggunaan staf perencana

staf  khusus perencanaan dapat membantu dengan detai perencanaan walaupun seperlu diperhatikan untuk memastikan mereka bekerja dengan baik bersama pekerja lain.

Secara umum staf perencanaan diharapkan untuk:

1.      membantu para manajer lini untuk mempersiapkan perencanaan.

2.      mengembangkan perencanaan khusus yang diminta perusahaan.

3.      menyusun dan menginfestasikan informasi perencanaan.

4.      memotifator pelaksanaan perencanaan dan menyaranka perubahan.

Staf perencana memberikan tanggung jawab yang jelas pada keahlian perencanaan khusus mereka, staf perencanaan dapat memfokuskan usaha – usaha untuk mencapai suatu kepentingan, strategi yang sering digunakan adalah tugas untuk merencanakan. Tetapi risikonya adalah suatu kecenderungan adanya jarak (gap) komunikasi untuk mengembangkannya antara staf perencana dan para manajer lini. Hasil perencanaan mungkin tidak relevan dan pekerja lini mungkin kurang sepakat untuk mengimplementasikan perencanaan tersebut, walaupun perencanaan tersebut relevan. Satu kecenderungan dalam organisasi akhir – akhir ini adalah menganggap tekanan kegiatan kelompok staf perencana yang besar dan diberikan banyak tekanan pada partisipasi dan keterlibatan dari para manajer lini dalam proses perencanaan.

J. MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN (MANAGEMENT BY OBJECTIVES)

Manajemen berdasarkan sasaran yaitu suatu proses dimana ara supervisor bekerja dengan bawahannya secara bersama – sama untuk menciptakan tujuan kinerja dan mengulang hasil kinerja.

K. KONSEP MBO

            MBO meliputi sebuah kesepakatan formal antara superfisi dan bawahan yang memperhatikan:

  1. sasaran kinerja bawahan yang diberikan dalam jangka waktu tertentu
  2. seluruh perencanaan yang akan dicapai
  3. standard untuk pengukuran apakah mereka telah mencapai atau belum,
  4. prosedur untuk meninjau hasil – hasilnya.

Supervisor dan bawahan bersama – sama membuat perencanaan dan bersama – sama mengawasi hasilnya dalam kerangka kerja pelaksanaan MBO yang baik. Hasil akhir dari MBO adalah suatu kesepakatan tertulis yang menjadi sasaran dokumen kerja untuk seorang bawahan. Kesepakatan ini meliputi waktu yang digunakan dan suatu rangkaian kriteria evaluasi MBO yang menawarkan keuntungan dari perhatian usaha tugas bawahan yang jelas dan usaha dukungan supervisor dalam sasaran kinerja yang spesifik, karena meliputi komunikasi tatap muka langsung antara supervisor dan bawahan, maka MBO juga membantu memahami dan memberi kesempatan kepada bawahan untuk berpartisipasi dalam memutuskan sesuatu yang berpengaruh terhadap kerja bawahan. Keterlibatan pehuh para bawahan dalam proses ini sangat dimungkinkan dan mendorong pengawasan diri sendiri.

Sasaran kinerja dalam MBO

Tiga tipe sasaran kinerja dalam MBO, yaitu:

  1. sasaran pengembangan (improvement objentivies)

yaitu suatu dokumen yang menghendaki pengembangan kinerja dalam cara yang khusus dan dalam menghargaan terhadap faktor khusus.

  1. sasaran pengembangan personal (personal development objectives)

sasaran yang menyangkut tingkat pertumbuhan aktivitas personal yang menghasilka pengembangan pengatahuan pekerjaan atau keterampilan.

  1. sasaran pemeliharaan (maintenance objectives)

yaitu sasaran yang secara formal menunjukkan perhatian untuk memelihara kinerja pada tingkatan yang ada.

Kriteria dari sasaran kinerja dalam MBO yang baik yaitu:

  1. target sebagai kunci keberhasilan yang akan dicapai
  2. menentukan waktu untuk pencapaian hasil
  3. menawarkan tantangan yang tealistik dan dapat dicapai
  4. membuat sasaran yang spesifik dan sedapat mungkin dapat diukur secara kuantittatif.

Aspek yang paling sedikit dalam MBO adalah keinginan untuk menetapkan sasaran kinerja secara spesifik dan sedapat mungkin dapat diukur secara kuantitatif. Karena idealnya, hal ini merupakan suatu persetujuan dalam hasil akhir yang dapat diukur.

Beberapa hal yang harus dihindari dalam menerapkan MBO jika MBO digunakan untuk keuntungan maximum:

  1. mengikat MBO
  2. memfokuskan terlalu banyak perhatian hanya pada sasaran yang mudah dikuantitatifkan
  3. menuntut laporan kerja yang banyak
  4. mengharuskan supervisor mengkomunikasikan sasaran secara sederhana kepada bawahan.

 

Langkah – langkah menyukseskan MBO

  1. membuat sasaran kinerja kunci individu untuk suatu eriode waktu dengan tanggal target pencapaiannya.
  2. sasaran ditinjau kembali dan didiskusikan dengan supervisor dan sasaran yang telah disetujui dietapkan sebagai dokumen.
  3. supervisor dan bawahan mengadakan pertemuan secara reguler untuk meninjau kembali kemajuan dan membuat refisi atau memperbarui sasaran sejauh yang dibutuhkan.
  4. dalam suatu waktu tertentu setiap individu menyiapkan suatu laporan kinerja yang mencantumkan hal yang telah dicapai dan memberi komentar ketidaksesuaian antara hasil yang diharapkan dan hasil yang terjadi.
  5. penilaian pribadi ini didiskusikan dengan supervisor dengan menekankan pada pengaruhnya pada kinerja masa yang akan datang.
  6. penetapan serangkaian sasaran baru ditetapkan untuk perioder waktu berikutnya, sama seperti langkah satu dan siklus mbo diulangi lagi.
About these ads

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: